Als u een klant van RRD bent (u koopt diensten van ons)

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij beslissen immers over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens. Wij bepalen ook de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

Dit onderdeel is niet van toepassing op de persoonsgegevens van uw klanten die u ons verstrekt voor verwerking. Informatie over de persoonsgegevens van uw klanten vindt u in Klant van een RRD-klant.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren en gebruiken

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw zakelijke contactgegevens, zoals naam, professioneel adres, telefoonnummers, mobiele nummers en e-mailadressen.

Wij bewaren ook brieven, e-mails, voicemails (als u een voicemail inspreekt voor ons) en andere gebruikelijke zakelijke documenten (zoals spreadsheets en Word-documenten) die verband houden met onze zakelijke interacties. Sommige van deze zakelijke documenten kunnen gegevens over u bevatten. Wij maken ook gebruik van systemen voor klantenrelatiebeheer, zoals Salesforce, om details van onze interacties met u als uw leveranciers op te slaan.

Als u een van onze vestigingen of kantoren bezoekt, kunnen wij CCTV-beelden van u registreren – CCTV is een van de beveiligingssystemen om onbevoegde toegang tot onze vestigingen en veilige zones te voorkomen en te detecteren.

In het kader van onze facturatieprocessen kunnen wij ook financiële informatie betreffende uw organisatie bezitten, zoals gegevens van rekeninghouders.

Bijzondere gegevenscategorieën

Wij bezitten geen persoonsgegevens over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens met het oog op uw unieke identificatie of gegevens betreffende uw gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Wij bezitten geen informatie die verband houdt met uw kinderen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren of verwerken

Deze gegevens worden verzameld in het kader van onze algemene zakelijke interacties met u, inclusief de activiteiten tussen onze organisaties voor, tijdens en na een verkoop. Dat gaat bijvoorbeeld om de dagelijkse interacties tussen onze medewerkers die contact hebben met klanten en uw bedrijf, of in het kader van de accountbeheerprocessen tussen onze account directors en de werknemers van uw organisatie die de relatie tussen ons beheren.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

Wij leveren een dienst voor u of uw organisatie in het kader van een contract of wij hebben gerechtvaardigde bedrijfsbelangen om de persoonsgegevens over u en mogelijk over uw collega's bij onze klant te bewaren met het oog op de gebruikelijke bedrijfsactiviteiten met u.

Wat er zou gebeuren als wij uw gegevens niet konden houden

Het zou niet mogelijk zijn de diensten die wij aan uw organisatie leveren, voort te zetten als wij deze gegevens niet zouden kunnen bewaren en verwerken.

Als u niet langer voor een klant van RRD werkt, zullen uw gegevens worden verwijderd in het kader van onze regelmatige gegevensherzieningen en -vernieuwingen (tenzij wij ze moeten bewaren om wettelijke redenen). Als u niet langer voor een van onze klanten werkt maar u hebt besloten om uw nieuwe contactgegevens te delen met RRD, kunnen deze contactgegevens worden bewaard voor toekomstige pre-sales activiteiten tussen ons.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Standaard houden wij uw persoonsgegevens slechts bij gedurende de tijd die wij nodig hebben om u de diensten te leveren, tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke redenen. Zo kunnen wij voor belastingdoeleinden kopieën van facturen bewaren, die de persoonsgegevens van een werknemer van een voormalige klant of van een voormalige werknemer van een huidige klant kunnen omvatten.

Als wij de gegevens moeten bewaren voor wettelijke doeleinden, zullen wij ze niet gebruiken voor andere doeleinden en zullen wij ze beschermen tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen.

De leveranciers die wij gebruiken

Wij maken gebruik van de diensten van diverse leveranciers om ons te helpen bij onze zakelijke interacties met u.

Als een van onze leveranciers toegang heeft tot uw persoonsgegevens en ze verwerkt, zullen wij ervoor zorgen dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de toepassing van de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Alle nodige privacyvereisten zullen worden opgenomen in de contracten tussen ons en onze leveranciers om hun toe te staan uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Hieronder vindt u de lijst van de leveranciers die uw persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van uw zakelijke relatie met RRD.

RR Donnelley Supply Chain Solutions

Andere landen waarheen uw gegevens kunnen worden overgedragen

Wij zijn een wereldwijde organisatie, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgen wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/ ), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht.U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/list naar RR Donnelly te zoeken. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zal ontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw gegevens als een klant van RRD

Als u een leverancier van RRD bent (u levert diensten aan ons)

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij beslissen immers over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens. Wij bepalen ook de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw zakelijke contactgegevens, zoals naam, professioneel adres, telefoonnummers, mobiele nummers en e-mailadressen.

Wij bewaren ook brieven, e-mails, voicemails (als u een voicemail inspreekt voor ons) en andere gebruikelijke zakelijke documenten (zoals spreadsheets en Word-documenten) die verband houden met onze zakelijke interacties. Sommige van deze zakelijke documenten kunnen gegevens over u bevatten.

Als u een van onze RRD-vestigingen bezoekt, kunnen wij CCTV-beelden van u registreren – CCTV is een van de beveiligingssystemen om onbevoegde toegang tot onze vestigingen en veilige zones te voorkomen en te detecteren.

In het kader van onze betalingsprocessen kunnen wij ook financiële informatie betreffende uw bedrijf bezitten, zoals gegevens van rekeninghouders.

Bijzondere gegevenscategorieën

Wij bezitten geen persoonsgegevens over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens met het oog op uw unieke identificatie of gegevens betreffende uw gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Wij bezitten geen informatie die verband houdt met uw kinderen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren of verwerken

Deze gegevens worden verzameld in het kader van de activiteiten vóór en tijdens de leveranciersrelatie tussen onze organisaties. Dat gaat bijvoorbeeld om de dagelijkse interacties tussen uw medewerkers die contact hebben met RRD en ons bedrijf, of in het kader van de accountbeheerprocessen tussen onze account directors en de werknemers van uw organisatie die deel uitmaken van de zakelijke relatie tussen ons.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

U levert ons diensten in het kader van een contract en wij moeten de persoonsgegevens over u en mogelijk over uw collega's bij onze leverancier bewaren met het oog op de gebruikelijke bedrijfsactiviteiten met u.

Wat er zou gebeuren als wij uw gegevens niet konden houden

Het zou niet mogelijk zijn de zakelijke relatie tussen onze organisaties voort te zetten als wij deze gegevens niet zouden kunnen bewaren en verwerken.

Als u niet langer bij een leverancier van RRD werkt, zullen uw gegevens worden verwijderd in het kader van onze regelmatige gegevensherzieningen en -vernieuwingen (tenzij wij ze moeten bewaren om wettelijke redenen).

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Standaard houden wij uw persoonsgegevens slechts bij gedurende de tijd die nodig is, dus tijdens onze zakelijke relatie, tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke redenen. Zo kunnen wij voor belastingdoeleinden kopieën van uw facturen bewaren, die de persoonsgegevens van een voormalige werknemer van u kunnen omvatten.

Als wij de gegevens moeten bewaren voor wettelijke doeleinden, zullen wij ze niet gebruiken voor andere doeleinden en zullen wij ze beschermen tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen.

De leveranciers die wij gebruiken

Wij maken gebruik van de diensten van diverse leveranciers om ons te helpen bij onze zakelijke interacties met u.

Als een van onze leveranciers toegang heeft tot uw persoonsgegevens en deze verwerkt, zullen wij ervoor zorgen dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de toepassing van de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Alle nodige privacyvereisten zullen worden opgenomen in de contracten tussen ons en onze leveranciers om hen toe te staan uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Hieronder vindt u de lijst van de leveranciers die uw persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van uw zakelijke relatie met RRD .

RR Donnelley Supply Packaging Solutions

Andere landen waarheen uw gegevens kunnen worden overgedragen

Wij zijn een wereldwijde organisatie, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgen wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht. U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/list te zoeken naar RR Donnelley. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zalontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw persoonsgegevens als een leverancier van diensten aan RRD

Als u een klant van een RRD-klant bent (wij hebben uw persoonsgegevens ontvangen van een van onze klanten)

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de Verwerkers van uw persoonsgegevens die onze klant aan ons heeft verstrekt.

Wij beslissen immers niet over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens, wij moeten die alleen verwerken voor onze klant – en u bent een klant van die klant.

Onze klant heeft uw gegevens verzameld (of u hebt die aan hem verstrekt) en hij heeft ons verteld hoe wij uw gegevens moeten bewaren en verwerken. In deze relatie wordt onze klant beschouwd als de Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken

Wij verzamelen uw persoonsgegevens niet, zij worden aan ons doorgegeven door onze klant en wij behandelen en verwerken deze conform een overeengekomen serie processen of instructies van onze klant.

De aard van de gegevens die wij over u kunnen bezitten, hangen af van de diensten die wij uitvoeren voor onze klant.

Om de persoonsgegevens te identificeren die onze klant over u bezit, moet u rechtstreeks met deze klant contact opnemen. Hij is verplicht een Privacyverklaring te hebben (zoals deze) die beschikbaar moet zijn voor zijn klanten – en zijn Privacyverklaring moet u deze details kunnen geven.

Bijzondere gegevenscategorieën

Alleen als onze klant ons dat uitdrukkelijk heeft opgedragen, is het mogelijk dat wij persoonsgegevens bezitten over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische of biometrische gegevens met het oog op uw unieke identificatie of gegevens betreffende uw gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

In dezelfde lijn kunnen wij informatie in verband met uw kinderen bezitten.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren of verwerken

Zoals hierboven gesteld, verzamelen wij uw persoonsgegevens niet zelf, zij worden aan ons doorgegeven door onze klant omdat wij met hem een wettelijk contract hebben gesloten dat ons verplicht uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Uw gegevens worden behandeld en verwerkt conform een overeengekomen serie processen of instructies van onze klant.

Onze klant kan bijvoorbeeld een fabrikant van consumentenproducten zijn. Wij kunnen de verpakking voor een door u gekocht consumentenproduct afdrukken en produceren, en wij kunnen opslag- en distributiediensten voor dat product leveren.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

Wij leveren diensten voor onze klant in het kader van een contract en wij moeten uw persoonsgegevens bewaren om de instructies van onze klant te kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld als wij de verpakking voor een door u gekocht consumentenproduct afdrukken en produceren en naar u verzenden).

Wat er zou gebeuren als wij uw gegevens niet konden houden

Het zou niet mogelijk zijn de diensten die wij aan onze klant leveren, voort te zetten als wij uw gegevens niet zouden kunnen bewaren en verwerken.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts gedurende de termijn die is opgedragen door onze klanten. Als u dus niet langer klant van onze klant bent, zullen uw gegevens worden verwijderd wanneer die bewaartermijn afloopt.

Voor sommige diensten die wij leveren, bewaren wij uw gegevens slechts gedurende enkele uren of dagen (bijvoorbeeld wanneer wij het adres op de verpakking voor een door u gekocht consumentenproduct afdrukken). Voor andere diensten kunnen wij uw gegevens langer bewaren (bijvoorbeeld op verzoek van onze klant die wettelijk verplicht kan zijn om de transactiegegevens van aankopen langdurig te bewaren en te archiveren).

Als u de exacte bewaartermijnen wilt kennen voor uw persoonsgegevens die wij voor onze klant bewaren, moet u daarnaar informeren bij onze klant waar u klant van bent. Onze klant is verplicht een Privacyverklaring te hebben zoals deze, die beschikbaar moet zijn voor zijn klanten en die u de nodige informatie biedt.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen. Onze klant kan ons opdragen om uw gegevens te analyseren en de details van deze activiteiten zullen beschikbaar zijn in de Privacyverklaring van onze klant waarmee u een zakelijke relatie hebt.

De leveranciers die wij gebruiken

Afhankelijk van de geleverde diensten gebruiken wij uiteenlopende leveranciers om ons te helpen onze diensten aan onze klanten te leveren.

Als onze leverancier uw persoonsgegevens moet verwerken, zorgen wij ervoor dat onze klant ermee heeft ingestemd dat wij deze leverancier gebruiken, en wij controleren dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Alle nodige privacyvereisten zullen worden opgenomen in de contracten tussen ons en onze leveranciers om hen in staat te stellen om uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

De informatie betreffende de leveranciers die worden gebruikt om uw persoonsgegevens te verwerken, is beschikbaar bij onze klant waar u klant van bent.

Andere landen waar uw gegevens naar kunnen worden overgebracht

Hoewel wij een wereldwijde organisatie zijn, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen, brengen wij uw gegevens niet buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte, EER) over zonder medeweten en toestemming van onze klant die ons heeft opgedragen uw persoonsgegevens te verwerken.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgen wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht. U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/list naar RR Donnelley te zoeken. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zal ontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw persoonsgegevens als de klant van onze klant zijn te vinden in de Privacyverklaring van onze klant.

Huidige RRD-werknemer

Om veiligheidsredenen worden deze privacyverklaringen gehost op het wereldwijde RRD-intranet op InsideRRD.

Businessunit – Supply Chain Solutions

1. Banta Global Turnkey Limited [Engels]
   Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, T23 KN97, Ierland.
2. R.R. Donnelley GTS Poland Sp z.o.o. [Pools] [Engels]
   Ul. Zakladowa 90/92,92-402 Łódź, Polen.
3. RR Donnelley Czech s.r.o. [Tsjechisch] [Engels]
   Tuřanka 1328/102, Slatina, 627 00 Brno, Tsjechië.
4. R.R. Donnelley Magyarorszag Kft
   4031 Debrecen, Kígyóhagyma utca 7, Hongarije.

Als u een uitzendkracht, consultant of opdrachtnemer bent die werkt voor RRD

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

In het hierna volgende deel vindt u informatie inzake uitzendkrachten die via een werkvingsbureau als uitzendkracht, consultant of opdrachtnemer bij RRD werken.

Met een klein aantal uitzonderingen ten gevolge van overheidsvoorschriften of door onze klanten vereiste industriële regelgeving, zullen wij geen andere sollicitatiescreeninggegevens over u bewaren (zoals andere screeningrecords of controle van strafrechtelijke antecedenten) nadat het sollicitatieproces is voltooid. Als u voor ons werkt via een wervingsbureau, bezitten wij alleen een bevestiging dat u de screeningcontrole hebt doorstaan en dient u de Privacyverklaring van het wervingsbureau te raadplegen over hun personeelsbeleid om meer te weten te komen over de sollicitatiescreeninggegevens die zij over u kunnen bewaren,

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij beslissen immers over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens. Wij bepalen ook de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens, zoals naam, thuisadres, telefoonnummers, mobiele nummers en e- mailadressen.

Wij bewaren ook brieven, e-mails, voicemails en andere gebruikelijke zakelijke documenten (zoals spreadsheets en Word-documenten) die verband houden met zakelijke interacties tussen u en ons als onze tijdelijke werknemer. Sommige van deze zakelijke documenten kunnen gegevens over u bevatten.

Als u werkt in een van onze RRD-vestigingen, kunnen wij CCTV-beelden van u registreren – CCTV is een van de beveiligingssystemen om onbevoegde toegang tot onze vestigingen en veilige zones te voorkomen en te detecteren.

Om uw loon uit te betalen en andere voordelen uit te keren, kunnen wij ook informatie bezitten zoals uw nationale verzekeringsnummers en bankrekeninggegevens.

Toen u bij RRD solliciteerde voor uitzendwerk, hebben wij mogelijk ook een kopie gevraagd van documenten als bewijs van identiteit en adres, zoals uw paspoort of huishoudelijke rekeningen.

Bijzondere gegevenscategorieën

Afhankelijk van het land waarin en de businessunit waarvoor u werkt, hebben wij mogelijk gegevens verzameld over uw ras of etnische afkomst in het kader van ons monitoringprogramma voor gelijke kansen.

Wij hebben eventueel ook een antecedentenonderzoek uitgevoerd in het kader van ons screeningproces voor werknemers. Dat kan een controle inzake strafrechtelijke veroordelingen omvatten.

Vóór en tijdens uw dienstverband kunnen wij gegevens over uw persoonlijke gezondheidstoestand hebben verzameld, bijvoorbeeld in het kader van de ziekterapportage.

Wij gebruiken uw genetische of biometrische gegevens niet om u op unieke wijze te identificeren en wij verzamelen geen informatie over uw politieke, religieuze of filosofische overtuigingen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren of verwerken

Deze gegevens worden verzameld in het kader van uw sollicitatie en daaropvolgende dienstverband. Wij hebben deze gegevens nodig om diverse wettelijke verplichtingen na te leven, zoals de controle van uw recht om voor ons te werken, en in sommige businessunits en landen zijn wij contractueel verplicht om onze werknemers te screenen vóór de indienstneming.

Wij hebben deze gegevens ook nodig om uw loon uit te betalen en u voordelen uit te keren, zoals pensioenbijdragen, in het kader van uw beloning voor uw werk bij ons.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

Wij zijn beide partij bij de arbeidsovereenkomst die wij hebben gesloten, en in dat kader leveren wij diensten aan elkaar.

Wat er zou gebeuren als wij uw gegevens niet konden houden

Wij zouden uw werk voor ons niet kunnen belonen en wij zouden de wettelijke vereisten inzake uw dienstverband, zoals de betaling van belastingen, niet kunnen vervullen.

Als u niet langer bij RRD werkt, zullen uw gegevens worden verwijderd in het kader van onze regelmatige gegevensherzieningen en - vernieuwingen (tenzij wij ze moeten bewaren om wettelijke redenen).

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Standaard houden wij uw persoonsgegevens slechts bij gedurende de periode van uw dienstverband bij RRD, tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke redenen, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden.

Als wij de gegevens moeten bewaren voor wettelijke doeleinden, zullen wij ze niet gebruiken voor andere doeleinden en zullen wij ze beschermen tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Afhankelijk van het land en de businessunit kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van een screeningproces voor sollicitanten, dat ook een geautomatiseerde kredietbeoordeling kan omvatten. Wij voeren deze controles niet uit zonder uw medeweten of toestemming.

De leveranciers die wij gebruiken

Wij maken gebruik van de diensten van diverse leveranciers om ons te helpen onze verplichtingen als werkgever aan u na te komen.

Als onze leverancier uw persoonsgegevens moet verwerken, zorgen wij ervoor dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Wij sluiten een speciaal contract met onze leveranciers dat alle nodige privacyvereisten dekt om hen toe te staan uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Hieronder vindt u de lijst van de leveranciers die uw persoonsgegevens kunnen verwerken in het kader van uw zakelijke relatie met RRD.

RR Donnelley Supply Chain Solutions

Andere landen waar uw gegevens naar kunnen worden overgebracht

Wij zijn een wereldwijde organisatie, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgen wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht.

U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/ naar RR Donnelley te zoeken. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zal ontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw persoonsgegevens als uitzendkracht bij RRD

Als u een potentiële RRD-werknemer bent

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij beslissen immers over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens. Wij bepalen ook de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens, zoals naam, thuisadres, telefoonnummers, mobiele nummers en e- mailadressen.

Wij bewaren ook brieven, e-mails, voicemails en andere gebruikelijke zakelijke documenten (zoals spreadsheets en Word-documenten) die verband houden met uw interacties als potentiële werknemer met ons. Sommige van deze zakelijke documenten kunnen gegevens over u bevatten.

Als u een van onze vestigingen of kantoren hebt bezocht, hebben wij mogelijk CCTV-beelden van u geregistreerd – CCTV is een van de beveiligingssystemen om onbevoegde toegang tot onze vestigingen en veilige zones te voorkomen en te detecteren.

Toen u bij RRD solliciteerde, hebben wij mogelijk ook een kopie gevraagd van documenten als bewijs van nationaliteit, verblijfsstatus, identiteit en adres, zoals uw paspoort of huishoudelijke rekeningen.

Bijzondere gegevenscategorieën

Afhankelijk van het land waarin en de businessunit waarvoor u hebt gesolliciteerd, hebben wij mogelijk gegevens verzameld over uw ras of etnische afkomst in het kader van ons monitoringprogramma voor gelijke kansen.

Afhankelijk van het land waarin en de businessunit waarvoor u hebt gesolliciteerd, hebben wij eventueel ook een antecedentenonderzoek uitgevoerd in het kader van ons screeningproces voor werknemers. Dat kan een controle inzake strafrechtelijke veroordelingen omvatten.

Wij kunnen gegevens over uw persoonlijke gezondheidstoestand hebben verzameld, bijvoorbeeld in het kader van de ziekterapportage.

Wij verzamelen of gebruiken uw genetische of biometrische gegevens niet om u op unieke wijze te identificeren en wij verzamelen geen informatie over uw politieke, religieuze of filosofische overtuigingen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelden, bewaren of verwerken

Deze gegevens werden verzameld in het kader van het sollicitatieproces. Wij hadden deze gegevens nodig om diverse wettelijke verplichtingen na te leven, zoals de controle van uw recht om voor ons te werken, en voor sommige functies in sommige landen waren wij mogelijk ook contractueel verplicht om onze werknemers te screenen in het kader van onze klantenservice.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

Wij verzamelen de gegevens in het kader van de sollicatie-interacties voor wij met u een arbeidsovereenkomst sloten. Wij verzamelen, bewaren en verwerken uw persoonsgegevens in verband met onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen.

Wat er zou gebeuren als wij uw gegevens niet konden houden

Als uw sollicitatie voor werk bij RRD niet slaagt, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd in het kader van onze regelmatige gegevensherzieningen en -vernieuwingen, tenzij wij ze moeten bewaren om wettelijke redenen.

Als uw sollicitatie bij RRD wel tot indienstneming leidt, zullen wij uw gegevens bewaren als werknemersgegevens die wij bewaren en verwerken in het kader van de arbeidsovereenkomst tussen ons.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Standaard verwijderen wij de persoonsgegevens van sollicitanten, tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke redenen, bijvoorbeeld in het kader van de arbeidswetgeving. Deze bewaartermijnen zullen afhangen van de plaatselijke wetten en het soort persoonsgegevens.

Als wij de gegevens moeten bewaren voor wettelijke doeleinden, zullen wij ze niet gebruiken voor andere doeleinden en zullen wij ze beschermen tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.

Als uw sollicitatie leidt tot indienstneming, zullen uw persoonsgegevens worden bewaard als werknemerspersoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen zonder uw toestemming.

De leveranciers die wij gebruiken

Wij maakten gebruik van de diensten van diverse leveranciers om ons te helpen onze verplichtingen na te komen toen u nog een werknemer was.

Als onze leverancier uw persoonsgegevens bewaart, zorgen wij ervoor dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de strikte toepassing van de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Alle nodige privacyvereisten zullen worden opgenomen in de contracten tussen ons en onze leveranciers om hun toe te staan uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Andere landen waar uw gegevens naar kunnen worden overgebracht

Wij zijn een wereldwijde organisatie, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgen wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht. U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/list naar PP Donnelley te zoeken. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zal ontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw gegevens als potentiële werknemer van RRD

Als u een voormalige RRD-werknemer bent (inclusief uitzendkrachten en opdrachtnemers)

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

Wij worden beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Wij beslissen immers over de redenen voor het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw gegevens. Wij bepalen ook de wijze waarop wij uw gegevens verwerken.

De gegevens die wij verzamelen, bewaren of gebruiken

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken uw persoonsgegevens, zoals naam, thuisadres, telefoonnummers, mobiele nummers en e- mailadressen.

Wij bewaren ook brieven, e-mails, voicemails en andere gebruikelijke zakelijke documenten (zoals spreadsheets en Word-documenten) die verband houden met uw interacties als werknemer met ons. Sommige van deze zakelijke documenten kunnen gegevens over u bevatten.

Als u in een van onze vestigingen of kantoren hebt gewerkt, hebben wij mogelijk CCTV-beelden van u geregistreerd – CCTV is een van de beveiligingssystemen om onbevoegde toegang tot onze vestigingen en veilige zones te voorkomen en te detecteren.

Om uw loon uit te betalen en andere voordelen uit te keren, hebben wij mogelijk ook informatie bewaard zoals uw nationale verzekeringsnummers en bankrekeninggegevens.

Toen u bij RRD solliciteerde, hebben wij mogelijk ook een kopie gevraagd van documenten als bewijs van nationaliteit, verblijfsstatus, identiteit en adres, zoals uw paspoort of huishoudelijke rekeningen.

Bijzondere gegevenscategorieën

Bij uw oorspronkelijke indienstneming kunnen wij, afhankelijk van het land waarin en de businessunit waarvoor u werkte, gegevens hebben verzameld over uw ras of etnische afkomst in het kader van ons monitoringprogramma voor gelijke kansen.

Afhankelijk van het land waarin en de businessunit waarvoor u werkte hebben wij eventueel ook een antecedentenonderzoek uitgevoerd in het kader van ons screeningproces voor werknemers. Dat kan een controle inzake strafrechtelijke veroordelingen omvatten.

Vóór en tijdens uw dienstverband kunnen wij gegevens over uw persoonlijke gezondheidstoestand hebben verzameld, bijvoorbeeld in het kader van de ziekterapportage.

Voor sommige personeelsbeloningen hebben wij mogelijk ook vereist dat u ons informatie bezorgde over uw gezondheid, bijvoorbeeld als wij u een particuliere ziektekostenverzekering hebben aangeboden.

Wij gebruiken of bewaren uw genetische of biometrische gegevens niet om u op unieke wijze te identificeren en wij verzamelen geen informatie over uw politieke, religieuze of filosofische overtuigingen.

Het is mogelijk dat wij informatie bewaren over uw kinderen als zij staan vermeld als naaste verwanten in geval van uw overlijden tijdens het dienstverband, of als u een personeelsbeloning, zoals een particuliere ziektekostenverzekering, hebt uitgebreid tot uw kinderen.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelden, bewaren of verwerken

Deze gegevens werden verzameld in het kader van uw sollicitatie en het daaropvolgende dienstverband. Wij hadden deze gegevens nodig om diverse wettelijke verplichtingen na te leven, zoals de controle van uw recht om voor ons te werken, en wij waren mogelijk ook contractueel verplicht om onze werknemers te screenen in het kader van onze klantenservice.

Wij hadden deze gegevens ook nodig om uw loon uit te betalen en u het voordelenpakket uit te keren in het kader van uw beloning voor uw werk bij ons.

Waarom wij de toestemming hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen, te bewaren of te verwerken

Wij waren beide partij bij de arbeidsovereenkomst die wij hebben gesloten, en in dat kader leverden wij elkaar diensten. Wij verzamelen, bewaren en verwerken uw persoonsgegevens in verband met onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Standaard houden wij uw persoonsgegevens slechts bij gedurende de periode van uw dienstverband bij RRD, tenzij wij ze langer moeten bewaren om wettelijke redenen, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden.

Aangezien u niet langer bij RRD werkt, zullen uw gegevens worden verwijderd in het kader van onze regelmatige gegevensherzieningen en -vernieuwingen (tenzij wij ze moeten bewaren om wettelijke redenen of voor het beheer van voordelen). Als wij gegevens moeten bewaren voor deze doeleinden, zullen wij ze niet gebruiken voor andere doeleinden en zullen wij ze beschermen tegen verlies, wijziging of onbevoegde toegang.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen.

De leveranciers die wij gebruiken

Wij maakten gebruik van de diensten van diverse leveranciers om ons te helpen onze verplichtingen na te komen toen u nog een werknemer was.

Als onze leverancier uw persoonsgegevens bewaart, zorgen wij ervoor dat de leverancier uw gegevens vertrouwelijk houdt, over de nodige processen en technologie beschikt om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en uw gegevens niet gebruikt voor andere doeleinden dan de strikte toepassing van de verwerkingsinstructies die wij met hem zijn overeengekomen.

Wij zorgen er ook voor dat de leverancier uw gegevens niet naar het buitenland verstuurt zonder de nodige machtigingen en enkel binnen het gepaste wettelijke kader.

Alle nodige privacyvereisten zullen worden opgenomen in de contracten tussen ons en onze leveranciers om hen toe te staan uw persoonsgegevens te bewaren en te verwerken.

Andere landen waar uw gegevens naar kunnen worden overgebracht

Wij zijn een wereldwijde organisatie, wat inhoudt dat sommige van onze systemen en kantoren overal ter wereld kunnen zijn gelegen.

Aangezien niet alle landen met dezelfde wetten en regels werken voor de privacy van uw gegevens, zorgden wij ervoor dat wanneer wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie (of de ruimere Europese Economische Ruimte) overdragen, uw gegevens naar behoren beschermd zijn.

RRD maakt deel uit van het Privacyschild (https://www.privacyshield.gov/), dat door de Europese Commissie, de federale overheid van Zwitserland en het Amerikaanse ministerie van Handel is opgesteld voor de bescherming van de persoonsgegevens en rechten van personen binnen de EU, het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland ingeval hun persoonsgegevens naar de VS worden overgebracht. U vindt onze Privacyschild-certificatie door op https://www.privacyshield.gov/list naar RR Donnelley te zoeken. Wij hebben ook nadere informatie over onze Privacyschild-certificatie in de rubriek Privacy van de hoofdwebsite van RR Donnelley (https://www.rrd.com/privacy-policy).

Als wij uw persoonsgegevens overdragen aan een in de VS gevestigde leverancier, moet ook deze leverancier gecertificeerd zijn voor het Privacyschild, net zoals wij; zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de leverancier, afhankelijk van de geschikte methode voor de situatie.

Als wij uw persoonsgegevens overbrengen naar een ander land buiten de EU, controleren wij eerst of de EU-Commissie de privacywetten als passend heeft beoordeeld. Zo niet, dan sluiten wij Modelcontractbepalingen (ook overeenkomsten inzake gegevensdoorgifte genoemd) tussen ons (RRD) en de organisatie of onderneming die de gegevens zal ontvangen.

Andere nuttige informatie

Raadpleeg de hoofdtekst van deze privacyverklaring voor informatie over

• Contact opnemen met RRD
• uw rechten inzake uw persoonsgegevens als voormalig werknemer van RRD